Privacy e Cookie Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali
Artt. 13 e 14 del GDPR (General Data Protection Regulation) n. 679/2016
“Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”

 

La presente informativa viene resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR 679/2016 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”, per effetto del contratto in essere fra la Sma Service S.r.l. con sede legale in Belluno, Via Vittorio Veneto 158/L e la Vostra azienda per l’erogazione del servizio di Sorveglianza Sanitaria e Sicurezza in ambiente di lavoro ed è aggiornata alla data riportata in calce. La Sma Service Srl si riserva il diritto, in qualsiasi momento, di modificarla ed aggiornarla.
In relazione a quanto sopra, al fine di eseguire le prestazioni necessarie (visite mediche di medicina del lavoro, accertamenti integrativi, ecc.) e nel corso dello svolgimento delle stesse, la nostra società si troverà a raccogliere e trattare i dati personali comuni e particolari della Vostra società e dei Vostri dipendenti; la presente informativa si applica ai dati personali e particolari trattati
Il trattamento dei dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione dei dati e di tutela della riservatezza e dei diritti della Vostra azienda e dei Vostri dipendenti.

Per chiarezza e completezza di informazioni, precisiamo le seguenti definizioni definite dal Regolamento 679/2016:

  −  Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
  −  Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
  −  Profilazione: qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica;
  −  Dati relativi alla salute: i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute.
  −  Dati biometrici: i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l’identificazione univoca, quali l’immagine facciale o i dati dattiloscopici

I dati personali trattati, compresi quelli concernenti lo stato di salute e i dati biometrici, sono forniti dal dipendente in occasione di:
   ✓ Effettuazione della visita medica di Medicina del Lavoro con raccolta di anamnesi, ove necessaria anche famigliare, ed eventuale documentazione sanitaria.
   ✓ Effettuazione degli accertamenti integrativi previsti dal Protocollo Sanitario (Audiometrie, Spirometrie, Elettrocardiogrammi, Accertamenti di Laboratorio ecc.)

Finalità del trattamento:
I dati personali della Vostra società saranno trattati per le seguenti finalità:

  − Richiesta dei dati dei dipendenti della Vostra azienda (nome, cognome, codice fiscale, residenza, mail, telefono) con la finalità di provvedere alla gestione del rapporto in essere
  − Gestire ed organizzare appuntamenti, visite ed accertamenti
  − Attività di consulenza e formazione
  − Assolvimento degli adempimenti connessi a norme civilistiche, fiscali, contabili o altre norme alle stesse collegate;
  − Adempimento di obblighi contrattuali o regolati da ordini;

I dati personali dei Vostri dipendenti, che ci saranno inviati per l’effettuazione della Sorveglianza Sanitaria, saranno trattati dal Titolare del Trattamento per:

  − Esecuzione della visita medica e gli accertamenti sanitari previsti dal protocollo sanitario stabilito dal Medico Competente, in base alle mansioni e ai fattori di rischio specifici; Esecuzione di accertamenti sanitari richiesti dal Medico Competente ad integrazione del protocollo sanitario;
  − Adempimento delle procedure medico legali per la gestione Malattie Professionali (coordinamento in particolare con Inail, Spisal, organi di vigilanza), di comunicazioni per dipendenti in dimissione quando soggetti a particolari categorie di rischi (coordinamento in particolare con INAIL ex Ispesl) o di eventuale positività agli accertamenti relativi allo stato di assunzione di sostanze alcoliche o stupefacenti (coordinamento in particolare con Sert);
  − Redazione di Documenti di Valutazione del Rischio D.lgs. 81/08 e relativi allegati tecnici di approfondimento;
  − Attività di formazione e informazione D.lgs. 81/08.
  − Consegna del referto al diretto interessato o ad un delegato purché espressamente autorizzato per iscritto dall’interessato. Ove l’interessato sia minorenne, il referto potrà essere ritirato esclusivamente da chi esercita la potestà genitoriale.
  − Invio del referto, se espressamente richiesto, ad un indirizzo e-mail comunicato ed autorizzato dall’interessato, previa compilazione di un modello previsto, allegando una copia del documento di identità.

I dati personali dei dipendenti inerenti i loro fattori di rischio specifici e la salute potranno essere utilizzati in forma anonima per studi epidemiologici e clinico-diagnostici.

 

Modalità del trattamento:
Il Trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, ovvero per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4, comma 2) del GDPR 679/2016 con modalità idonee a garantirne la sicurezza in conformità alle disposizioni previste dall’articolo 32 GDPR e secondo principi di liceità e correttezza in modo da tutelare la riservatezza della Vostra azienda che dei Vostri dipendenti.

Nello specifico la documentazione sanitaria verrà gestita tramite il software gestionale Cartsan e conservata presso l’archivio informatico di Sma Service S.r.l.; i dati personali e particolari saranno archiviati in server-farm in cloud Azure di SMA SERVICE S.R.L. nel rispetto delle normative vigenti relative alla conservazione dei dati particolari, applicando la regolare procedura di back-up e crash recovery.

Categorie dei soggetti che trattano i dati personali:
Il trattamento potrà essere effettuato dal Titolare del Trattamento nella persona dell’Amministratore Delegato, dagli Incaricati al Trattamento e dai Responsabili Esterni dallo stesso nominati.
Incaricati del Trattamento sono i dipendenti ed i collaboratori della Sma Service che sono stati correttamente edotti sulle modalità del trattamento dei dati così come richiesto dal Regolamento Comunitario
Il trattamento dei dati particolari da parte della Sma Service S.r.l. e dei suoi Incaricati potrà avvenire, a prescindere dal consenso dell’interessato, non solo nei casi di cui all’art. 3 commi 1 e 2 lett. h), ma altresì e previa autorizzazione del garante nei seguenti casi:
➢ Qualora il trattamento sia necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397 o, comunque, per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, di rango pari a quello dell’interessato quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento.
➢ Qualora il trattamento sia necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo, nel caso in cui l’interessato non possa prestare il proprio consenso per impossibilità fisica, per incapacità di agire o per incapacità d’intendere o di volere.

I dati personali trattati potranno essere comunicati a:
− Medici o altro personale sanitario o amministrativo, Responsabili ed Incaricati del settore medico, paramedico, amministrativo, appositamente autorizzati dal Titolare,
− Ambulatori e/o Laboratori in service, nominati incaricati del trattamento dal Titolare
Luogo di trattamento dei dati personali e modalità di raccolta:
Il trattamento dei dati personali può aver luogo presso la sede legale della SMA Service S,r.l. sita in Belluno – Via Vittorio Veneto, 141 oppure presso le sedi operative site in:
− Treviso – Via Borin, 48
− Trento – Piazza di Centa, 7
− Mestre (VE) – Via Peppino Impestato, 16
− Trieste – Via di Tor Bandena. 1
− Verona – San Giovanni Lupatoto Via Garofoli, 233

I dati sono conservati presso un Server sito nella sede legale ed online presso un Server Cloud del provider di hosting Azure di Microsoft.

I dati personali possono altresì essere raccolti e trattati da incaricati dall’azienda anche presso la sede lavorativa del cliente e/o presso altri luoghi nonché per e-mail e posta classica negli scambi comunicativi con il nostro personale oppure telefonicamente con le persone incaricate al servizio di Call Center.

Categoria dei dati personali:

I dati raccolti e trattati riguardano essenzialmente dati identificativi generici (nome e cognome/Ragione Sociale, indirizzo), dati di contatto (email/PEC, numero di telefono/Fax), dati fiscali (P.IVA e Codice Fiscale), dati finanziari (IBAN – riferimenti bancari, postali, ecc.) nonché, essendo il servizio da noi erogato effettuato prevalentemente da personale sanitario, verranno raccolti anche i dati relativi all’iscrizione dei Medici/Infermieri all’Ordine Professionale, con il relativo numero di iscrizione, nonché i riferimenti all’Iscrizione all’Elenco Nazionale dei Medici Competenti
Nel corso dell’effettuazione della visita medica e degli accertamenti integrativi, verranno richiesti ai dipendenti dati particolari quali: sesso, razza, abitudini di vita e dati antropometrici, che saranno utilizzati esclusivamente a fini sanitari. In alcuni casi, soprattutto con riferimento all’anamnesi, potranno essere trattati dati riguardanti i familiari.

Consenso specifico per l’invio telematico dei dati particolari – Referti e Cartelle Sanitarie:

L’interessato, informato della possibilità di ricevere anche direttamente copia dei referti e della Cartella Sanitaria e di Rischio, con la sottoscrizione di un apposito modulo farà espressa e consapevole richiesta di invio dei referti e della copia della documentazione sopra indicata presso la casella di posta elettronica dallo stesso indicata, ai sensi del punto 2 dello Scenario n. 2 delle Linee Guida del Garante 19 novembre 2009, che comunque, per ulteriore cautela, sarà inviata in forma criptata.

Base giuridica del trattamento:
La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali particolari, senza il consenso dell’interessato, è l’art. 9 – comma 1 e comma 2 – l. h) del GDPR 679/2016, come di seguito indicato:
Articolo 9
Trattamento di categorie particolari di dati personali

1. È vietato trattare dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

2. Il paragrafo 1 non si applica se si verifica uno dei seguenti casi:
…..omissis….

h) il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri o conformemente al contratto con un professionista della sanità, fatte salve le condizioni e le garanzie di cui al paragrafo 3;

Tempo di conservazione dei dati:

I dati personali raccolti saranno conservati per il tempo previsto dalle normative vigenti o comunque per la durata del contratto in essere fra le parti.
I dati amministrativi raccolti saranno conservati per tutto il tempo in cui tali informazioni siano necessarie e rilevanti ai fini amministrativo/fiscali o, comunque, fino a quanto l’interessato non ne richieda la cancellazione.

Diritti dell’interessato:

Art. 16: Diritto di rettifica:
L’interessato è l’esclusivo responsabile della veridicità ed accuratezza delle informazioni personale fornite.
L’interessato ha il diritto, in qualsiasi momento a:
Diritto di accesso al fine di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile in conformità di quanto previsto dall’art. 15 del GDPR 679/16.
Diritto di rettifica al fine di ottenere la rettifica e/o l’implementazione dei dati personali che lo riguardano ritenuti inesatti o incompleti. La richiesta di rettifica dovrà pervenire all’indirizzo e-mail privacy@smaservice.it in conformità di quanto previsto dall’art. 16 del GDPR 679/16 e la modifica dovrà essere effettuata senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
Diritto alla portabilità dei dati: l’interessato ha diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento conformemente a quanto previsto dall’Art. 20 del Regolamento U.E. 2016/679

L’interessato non ha diritto di ottenere la cancellazione dei dati, la limitazione al trattamento né di opporsi al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 17 comma 3 l.c):

….omissis…
I paragrafi 1 e 2 dell’art. 17 del GDPR 679/2016 (Diritto alla cancellazione – Diritto all’oblio) non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario:
c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell’articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell’articolo 9, paragrafo 3;

Contatti:
Il Titolare del Trattamento è Sma Service S.r.l., con sede in Belluno – Via Vittorio Veneto, 141 nella persona del Legale Rappresentate.
È possibile contattare il Titolare al numero telefonico 0437/931403, o scrivendo presso la Sua sede legale, oppure inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@smaservice.it
Il Data Protection Officer (“DPO”) nominato dal Titolare ai sensi degli artt. 37 e ss. GDPR è la Sig.ra Cinzia Benvegnù.
È possibile contattare Il Data Protection Officer (“DPO”) nominato dal Titolare ai sensi degli artt. 37 e ss. GDPR inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@smaservice.it
La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori elementi ed indicazioni.

Rev. 1 6/6/2019

Informativa sui cookie secondo la normativa europea

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